La domanda, durante gli incontri con aziende e professionisti, arriva quasi sempre nello stesso modo.
“Antonio, quindi dobbiamo formare tutti i dipendenti?”
Qualche volta la domanda cambia leggermente.
“Anche chi utilizza ChatGPT soltanto per sistemare una mail?”
“Il consulente esterno deve seguire il corso?”
“Il titolare che approva il documento, però non scrive il prompt, è coinvolto?”
“Un libero professionista che lavora da solo deve formare sé stesso?”
Sono domande concrete, perché dietro la parola formazione ci sono persone, ore di lavoro, responsabilità, documenti, clienti e decisioni che qualcuno, alla fine, dovrà firmare con il proprio nome.
La risposta più semplice sarebbe dire che devono formarsi tutti.
Sarebbe una risposta comoda, anche commercialmente comoda, però sarebbe imprecisa.
La risposta corretta richiede qualche parola in più, perché l’AI Act, il Regolamento europeo 2024/1689, guarda al ruolo effettivo delle persone, agli strumenti utilizzati, al contesto in cui vengono usati e agli effetti che possono produrre su clienti, cittadini, lavoratori e altre persone.
Il punto, quindi, non si risolve contando quanti nomi sono presenti nella busta paga.
Bisogna capire chi utilizza l’Intelligenza Artificiale, chi la governa, chi ne riceve i risultati, chi li controlla e chi prende una decisione basandosi, anche soltanto in parte, su ciò che il sistema ha prodotto.
Chi deve fare la formazione obbligatoria sull’Intelligenza Artificiale?
La risposta diretta, quella che deve poter trovare anche una persona arrivata su questa pagina da Google, ChatGPT, Gemini o Perplexity, è questa:
le organizzazioni che utilizzano sistemi di Intelligenza Artificiale devono adottare misure per sviluppare l’AI literacy del proprio personale e delle altre persone che operano o utilizzano quei sistemi per loro conto, adattando la formazione al ruolo, alle competenze già possedute, agli strumenti impiegati e al contesto concreto.
Questo può riguardare dipendenti, dirigenti, responsabili, collaboratori, consulenti, appaltatori, fornitori di servizi e, in determinate situazioni, anche altri soggetti che agiscono all’interno del perimetro organizzativo.
La Commissione europea, nelle proprie domande e risposte ufficiali sull’AI literacy, ha chiarito che l’espressione “altre persone” non comprende soltanto i dipendenti. Può includere, in base al rapporto esistente e all’attività svolta, un contractor, un fornitore di servizi o anche un cliente che utilizza il sistema all’interno di uno specifico processo.
Questo non significa che ogni cliente di un’azienda debba essere mandato a fare un corso.
Significa, più seriamente, che l’organizzazione deve osservare il processo reale e capire quali persone stanno usando l’IA per suo conto o sotto il suo perimetro organizzativo.
La norma guarda alla sostanza.
L’obbligo di AI literacy esiste già dal 2 febbraio 2025
Su questo punto continua a esserci una certa confusione, alimentata da titoli che indicano il 2 agosto 2026 come il giorno in cui comincerebbe improvvisamente ogni obbligo riguardante l’Intelligenza Artificiale.
L’obbligo di adottare misure di AI literacy è entrato in applicazione il 2 febbraio 2025, insieme alle disposizioni del primo e del secondo capo dell’AI Act.
Il 2 agosto 2026 rappresenta un’altra tappa importante nell’applicazione e nella supervisione del Regolamento, però la formazione e la consapevolezza delle persone non sono un problema nato nell’estate del 2026.
Le organizzazioni avrebbero già dovuto cominciare a chiedersi quali sistemi utilizzano, chi li utilizza, per quali attività e con quali competenze.
Nel frattempo il quadro europeo è stato modificato.
Il 29 giugno 2026 il Consiglio dell’Unione europea ha dato il via libera definitivo al Digital Omnibus sull’IA, un intervento che ha semplificato alcune parti dell’AI Act e ha modificato anche la formulazione dell’articolo 4. Il testo approvato dalle istituzioni europee prevede che providers e deployers adottino misure per sostenere lo sviluppo dell’AI literacy del personale e delle altre persone che utilizzano i sistemi per loro conto, chiarendo che l’organizzazione non deve garantire uno specifico livello di competenza di ogni singolo individuo.
La differenza è importante.
L’azienda non può promettere che ogni persona, al termine di una lezione, abbia raggiunto lo stesso identico livello di conoscenza.
Resta però il dovere di adottare misure concrete, proporzionate e coerenti con l’uso dell’IA.
La formazione, quindi, non sparisce.
Diventa ancora più legata al contesto reale e alla capacità dell’organizzazione di dimostrare ciò che ha fatto.
Dipendenti che usano ChatGPT, Copilot, Gemini o Claude
Partiamo dal caso più frequente.
Un dipendente utilizza ChatGPT per scrivere una risposta al cliente, Copilot per sintetizzare una riunione, Gemini per riorganizzare un documento o Claude per analizzare un contratto.
Quella persona deve conoscere almeno i limiti dello strumento, il rischio delle risposte inventate, la necessità di verificare le fonti, le regole sui dati personali e aziendali, il confine tra una bozza da controllare e una decisione da lasciare a una persona competente.
La Commissione europea ha risposto in modo esplicito anche a un caso apparentemente semplice: un’azienda i cui dipendenti utilizzano ChatGPT per scrivere testi pubblicitari o fare traduzioni deve occuparsi di AI literacy, perché quelle persone devono conoscere rischi specifici come le allucinazioni.
Una mail commerciale sbagliata può creare un problema.
Una traduzione apparentemente corretta può modificare il significato di una clausola.
Un testo pubblicitario può contenere una promessa che l’azienda non ha mai autorizzato.
L’Intelligenza Artificiale può produrre una frase elegante in pochi secondi, però l’eleganza non rende vera quella frase.
Per approfondire questo passaggio ho già dedicato un articolo al tema del controllo umano nell’uso dell’Intelligenza Artificiale, perché formare una persona significa anche insegnarle quando deve fermare lo strumento, ignorarne la risposta o ricominciare completamente il lavoro.
Dirigenti, titolari e responsabili devono formarsi?
Un dirigente potrebbe non aprire mai ChatGPT.
Potrebbe ricevere, però, report, analisi, valutazioni o proposte costruite attraverso sistemi di Intelligenza Artificiale.
In quel momento il suo ruolo diventa centrale.
Chi approva un output generato con l’IA deve comprendere almeno da dove arriva, quali dati sono stati utilizzati, quali controlli sono stati effettuati e quali parti richiedono una verifica umana più profonda.
La formazione dei responsabili, quindi, non deve necessariamente coincidere con quella di chi utilizza lo strumento ogni giorno.
Chi scrive i prompt ha bisogno di competenze operative.
Chi prende le decisioni ha bisogno di comprendere i rischi, le responsabilità, i limiti del processo e il punto in cui una risposta probabilistica rischia di diventare una decisione aziendale.
Qui emerge uno degli errori più comuni.
Si forma il reparto operativo e si lascia fuori la direzione.
Poi la direzione riceve un documento ben scritto, lo considera affidabile e lo approva, senza sapere che una parte delle informazioni è stata dedotta o inventata dal sistema.
La formazione deve seguire il peso delle decisioni, non soltanto la frequenza con cui una persona preme il tasto “Invio”.
Collaboratori esterni, consulenti e fornitori di servizi
L’articolo 4 parla anche delle persone che operano o utilizzano sistemi di IA per conto dell’organizzazione.
Questo passaggio può coinvolgere collaboratori, consulenti, freelance, agenzie esterne, tecnici e fornitori ai quali viene affidata un’attività che comprende l’uso dell’Intelligenza Artificiale.
Immaginiamo un’azienda che affida la comunicazione a un’agenzia esterna.
L’agenzia utilizza strumenti generativi per creare testi, analizzare dati o produrre immagini. L’azienda dovrebbe sapere quali strumenti vengono usati, quali informazioni vengono inserite, quali controlli vengono svolti e quali competenze possiedono le persone che lavorano sul progetto.
Lo stesso ragionamento vale per chi elabora documenti amministrativi, prepara materiali per le risorse umane, analizza dati dei clienti o costruisce automatismi collegati ai processi aziendali.
La Commissione europea chiarisce che le persone che lavorano per un fornitore o un contractor devono possedere competenze adeguate al compito affidato, esattamente come accade per il personale interno.
Questo non significa scaricare ogni responsabilità sul consulente attraverso una clausola contrattuale.
Significa governare il rapporto, stabilire regole, definire strumenti autorizzati e verificare che chi opera per conto dell’organizzazione sappia davvero ciò che sta facendo.
Una policy aziendale sull’uso dell’Intelligenza Artificiale serve anche a questo, perché permette di chiarire quali sistemi possono essere utilizzati, per quali attività, con quali dati e sotto quale controllo.
Anche i liberi professionisti devono occuparsi di AI literacy?
Il termine “deployer”, nell’AI Act, comprende una persona fisica o giuridica, un’autorità pubblica, un’agenzia o un altro organismo che utilizza un sistema di IA sotto la propria autorità, con esclusione dell’uso personale e non professionale.
Questo significa che anche un libero professionista può rientrare nella definizione quando utilizza l’Intelligenza Artificiale nella propria attività.
Un avvocato che analizza documenti con un sistema di IA, un commercialista che prepara una bozza, un consulente del lavoro che sintetizza una pratica, un giornalista che utilizza uno strumento generativo, un medico che riceve un supporto algoritmico, un architetto che produce elaborazioni o un formatore che genera materiali, lavorano in contesti molto diversi, però condividono una responsabilità: comprendere lo strumento che stanno utilizzando.
Quando il professionista lavora da solo, non esiste un ufficio del personale che organizza la formazione.
Esiste comunque il dovere professionale di conoscere il mezzo impiegato, i suoi rischi, il trattamento dei dati, la necessità di verificare le risposte e le regole specifiche della propria professione.
Per questo ho costruito anche percorsi di formazione IA per liberi professionisti, perché una lezione generica su ChatGPT difficilmente può coprire allo stesso modo un avvocato, un tributarista, un giornalista e un consulente aziendale.
Chi usa funzioni IA già presenti nei software deve essere formato?
Molte persone dichiarano di non usare l’Intelligenza Artificiale perché non aprono ChatGPT.
Poi utilizzano un gestionale che suggerisce una classificazione, un programma che riassume documenti, una piattaforma che assegna priorità, un sistema che seleziona candidature, un software che crea previsioni o uno strumento di videoscrittura che completa automaticamente i contenuti.
L’IA, in questi casi, è già dentro il lavoro, soltanto che non viene percepita come una piattaforma separata.
La formazione deve partire anche da questa ricognizione.
Chiedere ai dipendenti “Usate ChatGPT?” può restituire una risposta incompleta.
Bisogna chiedere quali software utilizzano, quali funzioni automatizzate sono attive, quali suggerimenti ricevono e quanto peso viene attribuito a quei suggerimenti.
Un Registro IA aziendale può aiutare proprio a far emergere questi utilizzi, mettendo in relazione lo strumento, la finalità, i dati inseriti, il risultato prodotto, il controllo effettuato e la persona responsabile.
Devono essere formati tutti nello stesso modo?
No.
Il testo europeo chiede espressamente di considerare le conoscenze tecniche, l’esperienza, l’istruzione, la formazione già ricevuta, il contesto d’uso e le persone sulle quali il sistema può produrre effetti.
Questo rende poco credibile un percorso identico, con gli stessi esempi e lo stesso livello di approfondimento, distribuito indistintamente a ogni reparto.
Chi utilizza l’IA per sistemare testi interni affronta rischi diversi da chi la usa per selezionare candidati.
Chi produce una bozza pubblicitaria ha responsabilità diverse da chi analizza dati sanitari.
Chi prepara una sintesi per uso personale affronta un contesto diverso da chi genera una comunicazione destinata a migliaia di clienti.
Una base comune serve.
Poi bisogna entrare nei processi reali.
La formazione acquista valore quando una persona riconosce dentro la lezione il documento che apre ogni mattina, la mail che deve inviare, il cliente a cui deve rispondere, il dato che non dovrebbe copiare e il punto esatto in cui rischia di fidarsi troppo della macchina.
Quante ore di formazione IA sono obbligatorie?
L’AI Act non stabilisce un numero minimo di ore valido per tutte le aziende, per tutti i professionisti e per ogni sistema di Intelligenza Artificiale.
Non esiste, nel testo europeo, una formula secondo cui due, quattro, otto o sedici ore rendano automaticamente un’organizzazione conforme.
La durata deve essere ragionevole rispetto alle persone coinvolte, agli strumenti utilizzati, alla complessità delle attività e ai rischi presenti.
Una breve introduzione può avere senso per chi incontra l’IA solo marginalmente.
Un percorso più articolato diventa necessario quando le persone lavorano su dati personali, documenti riservati, clienti, selezione del personale, salute, credito, istruzione, sicurezza o decisioni che possono incidere sui diritti degli altri.
Il numero di ore, preso da solo, dice poco.
Conta ciò che viene insegnato, la partecipazione reale, la coerenza con il lavoro, la verifica dell’apprendimento e la capacità dell’organizzazione di mostrare che la formazione non è stata trattata come una formalità.
L’attestato di formazione IA è obbligatorio?
La Commissione europea ha chiarito che l’articolo 4 non impone uno specifico certificato.
L’organizzazione può conservare un registro interno delle attività formative e delle altre iniziative adottate.
Questo passaggio va raccontato con precisione.
Un attestato serio ha valore perché documenta un percorso, una data, una durata, dei contenuti, la partecipazione e il soggetto che ha erogato la formazione.
Da solo, però, non può trasformare una lezione mai seguita in una competenza acquisita.
Un file scaricato senza aver completato le ore, senza presenza e senza un contenuto coerente con il lavoro reale, protegge molto poco.
L’attestazione acquista forza quando corrisponde a ciò che è realmente avvenuto.
Per questa ragione il corso di Intelligenza Artificiale certificato che propongo collega la certificazione al percorso svolto, al Metodo Sinibaldi, al controllo umano, all’AI literacy e alle applicazioni concrete nei diversi contesti professionali.
Il documento finale è importante.
Prima del documento vengono le ore svolte, i contenuti affrontati e la capacità della persona di utilizzare l’IA con più consapevolezza.
Che cosa dovrebbe contenere una formazione sull’Intelligenza Artificiale?
La Commissione europea indica alcuni elementi minimi da considerare.
Le persone dovrebbero comprendere che cos’è l’IA, come funziona a livello generale, quali sistemi vengono utilizzati nell’organizzazione, quali opportunità offrono e quali rischi possono generare.
La formazione dovrebbe poi distinguere il ruolo dell’organizzazione, capire se sviluppa sistemi o utilizza strumenti creati da altri, valutare il rischio dei diversi impieghi e adattare i contenuti alle competenze e alle responsabilità delle persone.
Nel lavoro quotidiano questo significa affrontare almeno il funzionamento probabilistico dei sistemi generativi, le allucinazioni, la verifica delle fonti, la protezione dei dati, la riservatezza, la qualità dei prompt, il controllo degli output, la responsabilità umana, le regole interne e i casi nei quali l’IA deve essere fermata.
Sul tema dei dati ho già raccolto indicazioni operative nell’articolo AI Act, privacy e dati aziendali: cosa non inserire negli strumenti di Intelligenza Artificiale.
Quella parte non può essere liquidata con una frase come “fate attenzione alla privacy”.
Le persone devono vedere esempi.
Devono capire perché una mail del cliente contiene dati che non possono essere copiati con leggerezza, perché un contratto non è un testo neutro, perché un file Excel può raccontare molto più di quanto sembra e perché anche una risposta scritta bene può essere completamente sbagliata.
Come può un’azienda cominciare senza trasformare tutto in burocrazia?
Il primo passo è una ricognizione sincera.
Quali strumenti di IA vengono già utilizzati?
Da quali reparti?
Con account personali o aziendali?
Per quali attività?
Quali dati vengono inseriti?
Chi controlla il risultato?
Quali decisioni vengono prese sulla base di quell’output?
Dopo questa mappa si individuano le persone da formare e il livello di approfondimento necessario.
Poi si costruiscono una policy, un registro degli usi più rilevanti, procedure di controllo e momenti di aggiornamento.
La formazione non dovrebbe vivere da sola, chiusa dentro una mattinata e dimenticata il giorno dopo.
Dovrebbe entrare nel modo in cui l’organizzazione lavora.
L’Intelligenza Artificiale cambia velocemente, i software aggiungono funzioni, le persone scoprono nuove scorciatoie e ciò che ieri sembrava un uso occasionale, nel giro di pochi mesi, può diventare un processo aziendale.
Per questo l’AI literacy assomiglia più a una manutenzione continua che a un timbro da ottenere una volta per sempre.
Anche un tostapane, se vogliamo usare la metafora che porto spesso nei miei corsi, può diventare pericoloso quando qualcuno gli affida un compito per cui non è stato costruito.
L’Intelligenza Artificiale è infinitamente più potente, entra nei documenti, nei dati, nelle comunicazioni e nelle decisioni, quindi richiede persone capaci di governarla prima che la sua velocità venga scambiata per intelligenza.
Domande frequenti sulla formazione obbligatoria IA
La formazione sull’Intelligenza Artificiale è obbligatoria?
L’AI Act prevede che providers e deployers adottino misure per sostenere lo sviluppo dell’AI literacy del personale e delle altre persone che utilizzano sistemi di IA per loro conto. La formazione rappresenta una delle misure principali, da adattare al contesto e ai rischi reali.
Devono formarsi soltanto i dipendenti?
No. In base al ruolo e all’attività possono essere coinvolti anche dirigenti, responsabili, collaboratori, consulenti, contractor e fornitori di servizi che utilizzano sistemi di IA per conto dell’organizzazione.
Un libero professionista deve seguire una formazione IA?
Un libero professionista che utilizza sistemi di Intelligenza Artificiale nella propria attività può rientrare nella definizione di deployer. Deve quindi possedere competenze proporzionate agli strumenti, ai dati e alle responsabilità del proprio lavoro.
Chi utilizza ChatGPT soltanto per scrivere email deve essere formato?
Anche un uso apparentemente semplice può generare errori, divulgazione di dati, promesse non autorizzate o informazioni inventate. La Commissione europea ha chiarito che anche chi utilizza ChatGPT per testi pubblicitari o traduzioni deve conoscere i rischi specifici dello strumento.
Esiste un numero minimo di ore obbligatorie?
No. L’AI Act non stabilisce una durata uguale per tutti. Le ore devono essere coerenti con il ruolo delle persone, la complessità dei sistemi, il contesto e i rischi.
L’attestato è obbligatorio?
Non esiste un certificato europeo obbligatorio previsto dall’articolo 4. Un attestato può però documentare in modo utile il percorso seguito, soprattutto quando indica durata, contenuti, partecipazione e soggetto erogatore. Deve corrispondere a una formazione realmente svolta.
La formazione può essere organizzata internamente?
Sì, quando l’organizzazione possiede competenze adeguate e costruisce un percorso proporzionato, documentato e coerente con gli strumenti utilizzati. L’AI Act non impone che ogni attività formativa venga affidata a un soggetto esterno.
Basta far leggere le istruzioni dello strumento?
In molti contesti no. La Commissione europea ha precisato che limitarsi alle istruzioni d’uso o chiedere al personale di leggerle può risultare inefficace e insufficiente, soprattutto quando l’IA entra in processi delicati o ad alto rischio.
Fonti ufficiali
Regolamento UE 2024/1689 – Artificial Intelligence Act
Commissione europea – AI Literacy, Questions & Answers
AI Act Service Desk – definizione di deployer
Consiglio dell’Unione europea – approvazione definitiva del Digital Omnibus sull’IA, 29 giugno 2026
Testo legislativo approvato del Digital Omnibus sull’IA
La domanda finale, a questo punto, non è soltanto quante persone debbano ricevere un attestato.
La domanda vera è quante persone, dentro l’organizzazione, stanno già utilizzando l’Intelligenza Artificiale senza conoscere fino in fondo ciò che può sbagliare, i dati che non dovrebbero inserire e il punto esatto in cui deve ancora intervenire una persona capace di pensare.
È da quella domanda che dovrebbe cominciare ogni percorso serio di formazione.
Antonio Sinibaldi è formatore e docente di intelligenza artificiale, specializzato nell’uso consapevole dell’IA, nel ragionamento umano e nella responsabilità professionale. Formatore in Intelligenza Artificiale per aziende e professionisti. Docente del corso IA per l’Istituto Nazionale Tributaristi. Autore della collana IA PRATICA.